Depuis 2009, Pros-Consulte soutient les organisations dans la prévention des risques psychosociaux et l’amélioration de la qualité de vie au travail. Nous les accompagnons alors à travers différents accompagnements et notamment via notre organisme de formation.
La loi du 5 septembre 2018 a fixé le principe d’une certification unique obligatoire pour l’ensemble des organisations de la formation professionnelle. Il s’agit de la certification Qualiopi.
Un audit doit être réalisé afin d’obtenir cette certification. Les modalités d’audit sont identiques pour tous les prestataires dispensant des actions de formation.
Ainsi, le 29 août dernier, nous avons reçu Bureau Veritas dans le cadre de ce renouvellement de partenariat.
A cette occasion, Domitille Rouits, Responsable pédagogique chez Pros-Consulte, répond à nos questions :
En quoi consiste la certification Qualiopi ?
D’abord, la certification Qualiopi a pour objectif de coordonner la qualité de l’offre de la formation professionnelle. Elle permet une meilleure clarté de cette offre pour les organisations. En quelques mots, la certification Qualiopi est un gage de qualité des formations proposées à nos clients.
Qu’apporte la certification Qualiopi à Pros-Consulte ?
Elle permet de cadrer les actions mises en œuvre pour les améliorer au quotidien. Elle atteste également de la qualité des prestations fournies auprès de nos clients. La certification est reconnue par les financeurs de la formation professionnelle tels que les OPCO (Opérateurs de Compétences).
Elle renforce la confiance des clients car elle passe en revue périodiquement le respect des normes strictes dont l’obligation de recueillir les retours des participants. Il est impératif de s’adapter en conséquence pour répondre au mieux aux besoins.
Comment vous êtes-vous préparés à l’audit pour la certification Qualiopi ?
Afin de vérifier nos prestations, l’auditeur ne nous indique pas au préalable les dossiers qu’il va sélectionner. C’est pourquoi toutes nos formations doivent répondre aux exigences. Pour moi, l’audit se prépare en deux temps :
- Au quotidien. Premièrement, en renforçant les process si nécessaire. Puis, en faisant des veilles régulières. Pour finir, nous nous assurons que chaque demande de formation soit traitée en adéquation avec les 32 indicateurs.
- Avant l’audit. En créant un dossier de preuve qui reprend tous les livrables permettant de répondre à chaque critère.
Finalement, ces deux phases de préparation permettent d’être serein le jour de l’audit. Par ailleurs, cela permet de profiter de la présence de l’auditeur pour partager et échanger sur nos pratiques.
Comment s’est déroulé l’audit ?
D’une part, pour un gain de temps, nous avions préparé en amont notre dossier de livrables. L’audit s’est alors déroulé ainsi :
- Introduction (échanges sur les changements internes, sur les postes de chacun, etc.).
- Evaluation du respect de chaque indicateur avec l’explication des livrables et de nos modes de fonctionnement.
- Conclusion. A ce moment, l’auditeur peut indiquer des non-conformités.
Avez-vous fait face à des difficultés ?
Il s’agit de mon troisième audit Qualiopi. En effet, nous étions le premier organisme de formation à avoir été audité en 2019 par Bureau Véritas. Je n’ai rencontré aucune difficulté car le travail de veille est fait au quotidien. Cela permet de ne pas avoir de mauvaises surprises.
La veille demande de prendre du temps. Néanmoins, une fois que l’on a les bons outils, cela devient simplement un réflexe.
En prenant en exemple certains indicateurs, comment y répond Pros-Consulte ?
- Mettre en œuvre des mesures d’amélioration continue :
Nous avons 14 livrables qui justifient les moyens mis en place, dont un tableau de suivi de dysfonctionnement. Il est rempli à chaque fois qu’un participant / formateur / commanditaire note un critère « moyen » ou « faible » à l’issue de la formation. Nous y intégrons les causes, les actions correctives et l’amélioration du process. Ainsi, nous évitons la réapparition de ce dysfonctionnement.
- Mobiliser les expertises pour former les personnes en situation de handicap :
Nous avons sélectionné dans notre réseau un référent handicap qui est psychologue du travail, formateur et référent à l’OETH (Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés). Ainsi, nous le sollicitons lorsqu’un client nous informe qu’il est nécessaire d’adapter la formation pour un participant. Un questionnaire est envoyé. Il permet d’évaluer la possibilité de réaliser les aménagements en fonction des contraintes et limitations provoquées par le handicap. Cela garantit l’accueil d’une personne en situation de handicap dans les meilleures conditions.
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