La charge de travail, de quoi parle-t-on ?
La charge de travail en entreprise désigne l’ensemble des tâches et responsabilités confiées à un employé dans le cadre de son poste. Elle se définit comme la sollicitation physique, intellectuelle et mentale que la réalisation d’un travail implique.
Elle inclut non seulement le volume de travail à accomplir, mais aussi l’intensité, la complexité, et les ressources nécessaires pour mener à bien ces tâches.
Cette notion était à l’origine plutôt utilisée pour évaluer la quantité de travail qu’un travailleur peut réaliser sans compromettre sa santé ou la qualité de la production.
Plusieurs éléments sont à prendre en compte dans la charge de travail d’un salarié :
- Quantité de travail : il s’agit du nombre de tâches à effectuer. Si le nombre est trop important par rapport au temps donné on parle de surcharge de travail. A l’inverse, lorsque le volume de travail est trop faible, on parle de sous-charge de travail. Une charge de travail excessive ou trop basse est problématique pour les salariés et l’entreprise.
- Complexité des tâches : certaines tâches demandent davantage de réflexion, d’organisation ou encore d’expertise. Le niveau de difficulté et les compétences requises vont donc influer sur le temps de réalisation du travail.
- Ressources à disposition : les ressources sont un élément important de la charge de travail. L’accès à un bon matériel informatique ou encore une bonne transmission de l’information vont permettre de ne pas l’alourdir.
- Organisation : pour mieux gérer la charge de travail, il est essentiel que les managers répartissent le travail en fonction des compétences et des priorités de chacun.
- Délai : la gestion du temps est cruciale dans le ressenti de la charge. Il est important de respecter le délai pour ne pas ajouter du stress aux travailleurs.
- Suivi et ajustements : les responsables doivent faire le point régulièrement sur les projets en cours afin de revoir au besoin les priorités et vérifier que les objectifs sont toujours atteignables.
Les nouveaux modes de travail comme le télétravail peuvent d’autant plus impacter la charge de travail.
Charge de travail excessive ou trop faible : un impact pour le salarié et l’entreprise
La charge de travail est un enjeu important de bien-être au travail. Elle fait partie des facteurs de risques psychosociaux principalement cités. En effet, sur le long terme, une surcharge de travail peut engendrer un épuisement professionnel. De son côté, la sous-charge de travail peut entraîner une grande démotivation, un sentiment de dévalorisation de soi et un risque de bore-out.
Ne pas prendre en compte la charge de travail peut engendrer des troubles individuels : TMS, troubles psychiques, stress, épuisement professionnel, augmentation du risque d’erreur et d’accident… Il existe également un impact sur le collectif : dégradation des relations collectives, augmentation de l’absentéisme, sentiment d’iniquité, plaintes des clients et usagers…
Les 3 dimensions de la charge de travail
Pour bien réguler la charge de travail, il faut pouvoir aborder et prendre en compte ses trois dimensions :
- Charge prescrite : ce que l’entreprise attend de moi et de mon travail, ce que l’on me demande de faire
- Charge réelle : ce que je fais concrètement, avec les aléas, les ajustements
- Charge vécue : elle correspond à la représentation du travailleur. Elle est subjective. A volume de travail égal, deux salariés peuvent percevoir leur charge de travail de manière très différente.
Comment analyser les 3 niveaux de charge ?
L’analyse des 3 niveaux de charge peut se faire grâce à différentes méthodes. Par exemple, les chroniques d’activités permettent le recueil des tâches réalisées par une personne pendant un temps donné avec l’estimation du temps passé sur chaque activité. Par groupe de discussion, on identifie les facteurs de charge, les ressources à mobiliser, les solutions à mettre en œuvre.
En complément, d’autres déterminants de l’activité de travail doivent être pris en compte : organisation du travail, compétences, environnement de travail, collectif de travail…
Les entretiens individuels permettent également d’évaluer les niveaux de charge.
Les niveaux d’actions pour réguler la charge de travail
Le rôle de l’entreprise est essentiel dans la gestion de la charge de travail. L’entreprise doit en effet trouver un équilibre entre son obligation de résultat et les moyens disponibles pour atteindre cet objectif.
L’entreprise peut s’appuyer sur les managers pour trouver cet équilibre. Cela n’est pas inné, l’entreprise peut alors former les managers sur certaines thématiques essentielles à la régulation de la charge telles que l’écoute active, la prévention du stress, l’accompagnement au télétravail…
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Le soutien du manager et celui de l’organisation ont une grande importance. En effet, lorsque les salariés ne se sentent pas écoutés, reconnus, et ne peuvent pas exprimer leur opinion, ils perçoivent une augmentation de la charge de travail.
Pour les entreprises, il existe 3 niveaux de régulation de la charge de travail :
1. Planifier/anticiper
- Utiliser des outils de planification des activités tels que le diagramme de Gantt.
- Se référer aux référentiels d’activité pour simuler la charge de travail théorique
- S’assurer que les collaborateurs prennent des congés et les intégrer dans la planification
- Maintenir l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle
- Prendre en compte toutes les activités (même invisibles)
L’entreprise doit s’appuyer sur les trois dimensions de la charge pour planifier les objectifs. Qu’est-ce qui est attendu ? Qu’est-ce que cela implique du point de vue du manager ? Comment cela est perçu par le travailleur ?
2. Suivre et évaluer
On peut suivre les activités réelles en utilisant, par exemple, des indicateurs quantitatifs de suivi mensuel (pour un service commercial : nombre de factures, nombres de relances clients…) et via les entretiens individuels. Les échanges entre le manager et son équipe sont essentiels pour mettre en évidence le travail réel. Il est finalement important d’allier des approches quantitatives et qualitatives pour l’évaluation.
3. Ajuster et adapter
- Les managers doivent estimer les impacts sur la charge avec les salariés dès la conception des projets
- Organiser et rendre effective la déconnexion
- Organiser des réunions d’équipe régulières pour : fixer des priorités, faire des arbitrages, partager collectivement les choix, répondre aux variations de l’activité
Par ailleurs, même si la régulation de la charge de travail se fait en premier lieu entre le manager et le salarié, elle peut aussi impliquer d’autres acteurs. Elle peut en effet être discutée de manière transversale avec les collègues, les autres services, la Direction mais aussi les clients, les fournisseurs…
Une bonne gestion de la charge de travail repose donc sur l’équilibre entre les tâches, les ressources disponibles, le temps consacré à ces tâches, tout en s’assurant que le bien-être au travail est maintenu.